Heveco wil bedrijfsprocessen geïntegreerd automatiseren met Microsoft Dynamics NAV en SI Foodware van Schouw Informatisering
Jelle Vijn: "De toon is gezet: in 2 maanden tijd live met de financi�le administratie"
Etten-Leur, januari 2005 - Heveco, één van Europa’s grootste telers en distributeurs van champignons, heeft in krap twee maanden tijd de herautomatisering van de financiële administratie gerealiseerd. Dit, mede dankzij de implementatiemethodiek van Schouw Informatisering en flexibele structuur van Microsoft Dynamics® NAV (voorheen Navision). Naast de financiële administratie zal Schouw Informatisering ook de implementatie gaan uitvoeren van Dynamics NAV en SI Foodware® voor andere bedrijfsprocessen van Heveco. "Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan de voorstudie en het functionele ontwerp", vertelt Jelle Vijn, interim logistiek directeur Heveco.
Nadat de directie van Heveco vorig jaar de beslissing heeft genomen de bedrijfsprocessen en organisatiestructuur te willen optimaliseren, bleek al gauw dat er dan ook een ander niveau van bedrijfsinformatiesering nodig zou zijn. "Uniek aan de organisatie van Heveco is dat het bedrijf voorziet in het hele proces vanaf het samenstellen van de compost waar de champignons op worden gekweekt tot en met het oogsten, verpakken en distribueren van wekelijks zo’n 800 ton champignons", legt Jelle Vijn uit. "We leveren overigens uitsluitend aan grote retailers en exclusieve speciaalzaken in het buitenland," voegt hij daar nog aan toe. Jelle Vijn: "Dit bedrijf is natuurlijk niet van de ene op de andere dag ontstaan, daar liggen bijvoorbeeld een aantal overnames aan ten grondslag. Bijvoorbeeld overnames van telers en verpakkers. En die hebben allemaal een eigen automatiseringsysteem, waarmee onderling nauwelijks gegevens kunnen worden uitgewisseld. Op het moment dat er dan intensiever samengewerkt moet gaat worden, bijvoorbeeld voor het verkrijgen van productieplanningen voor de verpakkingslijnen, dan blijkt al gauw dat er meer inzicht in de verschillende deelprocessen nodig is. Onder andere prognoses van de te verwachten oogst, transportplanningen en capaciteitsplanningen zijn aandachtspunten", aldus Jelle Vijn.
Annelieke Wagemakers, projectleider Schouw Informatisering, legt de verschillende fases van het project uit: "Nadat Heveco in oktober de keuze voor Schouw Informatisering en Dynamics NAV heeft gemaakt, zijn we gelijk van start gegaan met de automatisering van de financiële administratie. Op 1 januari wilde Heveco namelijk vanuit de nieuwe BV-structuur gaan werken en dan moest toch de financiële administratie opnieuw worden ingericht. Dat kan je dan maar beter gelijk in Dynamics NAV doen, anders moet het twee keer gedaan worden", aldus Annelieke. Annelieke vervolgt: "Tegelijkertijd zijn we gestart met het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen Verkoop, Inkoop, Voorraadbeheer (partijadministratie), Productie en Transport. In feite maken we gedurende de voorstudie op basis van interviews een blauwdruk van alle processen in de organisatie. Op basis daarvan zijn we gaan kijken hoe Dynamics NAV en SI Foodware daar het beste op aansluiten." Dit resulteert uiteindelijk in een functioneel ontwerp en een zeer gedetailleerd projectplan. Heveco krijgt op dat moment een kristalhelder overzicht van welk proces, er op wat voor manier en wanneer, geautomatiseerd gaat worden. "Zo worden verrassingen achteraf voorkomen", aldus Annelieke Wagemakers.
Jelle Vijn: "Omdat de champignons die vandaag geplukt worden over drie dagen in de winkels in Engeland, Frankrijk en Duitsland moeten liggen, is het optimaliseren van de primaire bedrijfsprocessen, zoals logistiek, een must. Het bleek voor ons ook een goed moment om alle eilandautomatisering te vervangen door een geïntegreerd systeem." Annelieke Wagemakers: "In eerste instantie hebben we geïnventariseerd of we verwachten aan alle wensen en eisen van Heveco te kunnen voldoen. Vervolgens hebben we een uitgebreide demonstratie gegeven en een referentiebezoek geregeld. Het projectteam van Heveco heeft duidelijk voor ogen wat ze willen en dat werkt wel zo prettig." Jelle Vijn vervolgt: "Alle leden van de projectgroep hebben afzonderlijk een checklist ingevuld voor de laatste 2 geselecteerde leveranciers. Unaniem kwam Dynamics NAV met Gold Certified partner Schouw Informatisering hier als beste partij uit naar voren. Dynamics NAV vanwege de gegarandeerde continuïteit en integratie met andere Microsoft-producten, Schouw Informatisering vanwege SI Foodware en kennis van de AGF-branche." Jelle Vijn vervolgt: "De branchekennis van Schouw scheelt zo veel tijd en onbegrip. Kritische processen van onze daghandel, zoals de partijadministratie, maar ook andere foodaspecten als kwaliteitscontrole en -assurance zijn bekende onderwerpen bij de consultants van Schouw Informatisering. En dat heeft ons ook uiteindelijk over de streep getrokken."