Peka Kroef opgetogen over de resultaten van hun EDI Project
Bron: Generix Group
Louis Hartjes, ICT Manager Peka Kroef:
"We zijn in de eerste plaats gestart met EDI op aandrang van onze klanten. Geen EDI, geen leveringen meer, punt. Nu zijn we echter enorm opgetogen over de resultaten. Het is een geweldige tijds- en kostenbesparing."
Peka Kroef, opgericht in 1970 door Piet Kroef in Nederland, is een grote aardappelverwerker waar jaarlijks zo’n 200.000 ton aardappelen verwerkt worden. Met kantoren in alle grote West-Europese landen biedt Peka Kroef tewerkstelling aan meer dan 250 mensen. Peka Kroef levert diverse aardappelproducten aan de industrie, AGF-handel, horeca, catering, grootkeukens en retail, wat betekent dat zowat 50% van de Nederlanders wekelijks van de voorgekookte krieltjes, aardappelschijfjes en -blokjes van Peka Kroef geniet. De basisproducten worden aangeleverd door circa 150 telers waarmee Peka Kroef intensief samenwerkt. Om dergelijke volumes efficiënt te verwerken in een internationale - en vooral tijdskritische - omgeving zijn gestroomlijnde bedrijfsprocessen een noodzaak.
Context van het project
Om alle interne processen zo goed mogelijk te standaardiseren en automatiseren, besliste Peka Kroef in 2007 te investeren in een nieuw ERP-systeem. Ze vertrouwden daarbij op de expertise van Schouw Informatisering, een Microsoft Gold Partner gespecialiseerd in de voedingsmiddelenindustrie. Schouw bracht de inflexibele bedrijfsprocessen in kaart en simuleerde een efficiëntere procesverwerking met Microsoft Dynamics NAV®. Dit ERP-pakket, gekoppeld met de SI Foodware module van Schouw Informatisering, bleek alles in huis te hebben om de bedrijfsprocessen optimaal te automatiseren. In het kader van procesautomatisering kon EDI (het elektronisch uitwisselen van orders, verzendnota en facturen) niet ontbreken. Het uitwisselen van elektronische berichten vraagt echter een optimale afstemming tussen de leveranciers en grootwarenhuizen. Schouw Informatisering besloot daarom beroep te doen op de deskundigheid van Generix Group, hun jarenlange partner in EDI.
Generix Group heeft, naast meer dan 20 jaar ervaring in EDI, connecties met retailers over gans Europa. Dit garandeert een vlugge project opstart en -opvolging. Generix Group is ook onmiddellijk op de hoogte van veranderingen in de markt, denk aan de aanpassingen voor het nieuwe DC Fresh 2 van Delhaize.
Gekozen oplossing
Gezien de tijdskritische bedrijfsprocessen, de dikwijls grote orders en het geautomatiseerde productieproces werd gekozen om via een geoutsourcede EDI-oplossing te werken: SynchroLink On Demand. Dankzij de volautomatische en geïntegreerde werkwijze van deze toepassing kan Peka Kroef zich volledig op hun eigen core business concentreren en worden de EDI-processen nauwgezet opgevolgd en ondersteund door de experts van Generix Group. Peka Kroef kan wel ieder uitgewisseld bericht (order, desadv of factuur) te allen tijde consulteren via een monitoringsite. Mocht er bijvoorbeeld een belangrijk element ontbreken in de verzendnota dan wordt deze tijdens de vertaling geblokkeerd en neemt Generix Group contact op met Peka Kroef om de verzendnota te hermaken.
Elektronisch facturatie
Net zoals andere leveranciers van Carrefour Frankrijk kreeg Peka Kroef ook te horen dat facturen enkel nog elektronisch verstuurd kunnen worden. De materialisatie van de facturen kon Generix Group makkelijk oplossen voor Peka Kroef door de toepassing Invoice Manager On Demand te integreren met het EDI-platform. De Invoice Manager zorgt ervoor dat de elektronische facturen voldoen aan de Europese wettelijke vereisten dankzij een BTW-technische controle en een verificatie van elektronische certificaten en handtekening. Dankzij deze controles is authenticiteit en integriteit van het bericht gewaarborgd. De toepassing zorgt ook voor de wettelijk verplichte archivering (=dematerialisatie) van de facturen. Invoice Manager werd al gecertificeerd door de Belastingsdivisie in 1996 en kreeg een award toegekend door TAJ & GS1 voor zijn overeenstemming met de tax dematerialisatie-regelgeving. Dankzij het uitgebreid productportfolio van Generix Group, kan er voor zowel e-invoicing als EDI steeds naar een gepaste oplossing gezocht worden per klant en per budget.