Banken Champignons implementeert Microsoft Dynamics® NAV en SI Foodware®:
"In 3 jaar verdienen we de investering terug"
17 januari 2006 - Banken Champignons uit Elst richt zich op Europees niveau op de productie, marketing en sales van champignons en andere paddenstoelen. Door toenemend belang van traceerbaarheid en groei door acquisitie heeft Banken Champignons besloten een nieuw ERP-systeem te implementeren. Na uitgebreid vooronderzoek en op basis van een ROI-berekening heeft Banken Champignons gekozen voor Microsoft Dynamics® NAV in combinatie met SI Foodware® van Schouw Informatisering. Rob Banken, Financieel Directeur Banken Champignons verwacht de investering in 3 jaar terug te verdienen: ‘Door het voorkomen van dubbele handelingen, beter inzicht en vergaande administratieve automatisering kunnen we aanzienlijke besparingen realiseren.’ Inmiddels is Banken Champignons in Nederland en België met de financiële administratie naar tevredenheid live gegaan.
Drie redenen om op zoek te gaan naar geïntegreerde software
Banken Champignons heeft meerdere vestigingen in verschillende landen. ‘Doordat we meerdere bedrijven hebben overgenomen’, vertelt Rob Banken, ‘hebben we te maken gekregen met verschillende bedrijfsapplicaties die niet goed met elkaar integreerden. Hierdoor hadden we te maken met dubbele handelingen en nam de kans op fouten toe. Daar is bijgekomen dat traceerbaarheid een hot issue in onze branche is geworden. Niet alleen stelt de overheid hieraan eisen, maar ook bepaalde klanten voeren hier audits naar uit. Door de verschillende applicaties heen, konden we dit niet optimaal regelen. Een derde reden waarom we op zoek zijn gegaan naar een nieuwe ERP-oplossing is dat we tot die tijd geen geautomatiseerde voorraadadministratie bijhielden. Dit had te maken met het feit dat de voorraad in een paar uur de organisatie weer verliet. Echter door de groei van het bedrijf en het toegenomen belang van traceerbaarheid is de behoefte aan een voorraadadministratie ontstaan’ , legt Rob Banken uit.
Selectietraject: zoeken naar een partij met verstand van ERP en AGF
Rob Banken: ‘Voordat we een selectietraject hebben opgestart, hebben we intern een eisen- en wensenlijst opgesteld. Deze hebben we voorgelegd aan onze huidige leverancier, maar die kon geen geschikte geïntegreerde oplossing bieden. Vervolgens zijn we bij andere AGF-organisaties gaan informeren naar welke pakketten zij gebruiken en of ze tevreden zijn. Op die manier zijn we bij Dynamics NAV en Schouw Informatisering uitgekomen. Schouw Informatisering heeft een bewezen track record in de AGF-branche en eigen software ontwikkeld die aansluit op onze specifieke bedrijfsprocessen.’ Rob Banken voegt daar aan toe: ‘Een ander voordeel van Schouw Informatisering is dat zij via Building IT ook verstand hebben van netwerkinfrastructuur en dit kunnen leveren en ‘fine tunen’ voor Dynamics NAV. Building It is een onderdeel van Schouw Informatisering: one stop shop.’
Harde en zachte criteria
Op basis van een uitgebreide voorstudie heeft Banken Champignons samen met Schouw Informatisering een gedetailleerde projectplanning en ROI berekening gemaakt. ‘Alles is in het project meegenomen: software, hardware, implementatie en training. We verwachten dat we de investering in 3 tot 4 jaar terug verdienen. Dat vind ik prima. Naast harde criteria hebben we ook gekeken naar zachte criteria. Met wat voor mensen gaan we samenwerken, spreken zij onze taal en snappen zij onze business? Hoe wordt er omgegaan met referentiebezoeken: zijn klanten tevreden? Het moet verder ook gewoon klikken. Het is een uitgebreid selectieproces geweest, omdat dit project diepgaande invloed heeft op onze bedrijfsvoering en kiezen we een leverancier voor een lange periode.
Gefaseerde implementatie
In de projectplanning is rekening gehouden met een gefaseerde implementatie. ‘Dit om het project en de belasting op de organisatie beheersbaar en overzichtelijk te houden’, vult Rob Banken aan. ‘Na iedere fase voeren we een evaluatie uit en gaan dan pas over naar de volgende fase. We hebben eerst in Nederland en België de financiële administratie in Dynamics NAV 4.0 geïmplementeerd. Vervolgens gaan we live met: de verkoopadministratie (order entry), voorraadadministratie, Tracking & Tracing, de transportadministratie inclusief interface met boardcomputers en een beperkte productieadministratie voor het om- en verpakken van de paddenstoelen. RF-scanning is ook in het project opgenomen. Naast Dynamics NAV maken we gebruik van de add-on van Schouw, SI Foodware. Een mogelijk vervolgtraject is het uitrollen naar Polen.’
Over Banken Champignons
Banken Champignons kent 2 divisies: de productie- en handelsdivisie. In totaal werken er in Nederland en België 450 mensen. Banken heeft een gemiddelde jaaromzet van 33,5 miljoen kilo paddenstoelen, waarvan 90% bestaat uit champignons en 10% uit overige paddenstoelen. Er wordt geleverd aan drie doelgroepen: retail (60%), foodservice (30%) en im- en exporteurs (10%). Het onderscheidend vermogen wordt gecreëerd door een totaal assortiment van kwalitatief hoogwaardige paddenstoelen te bieden. Er is een speciale afdeling die exotische paddenstoelen, zoals truffels, cantharellen en bijvoorbeeld pieds du mouton importeert. Daarnaast beschikt Banken Champignons over een eigen transportvloot om zo de hoge kwaliteit te kunnen garanderen. Rob Banken: ‘paddenstoelen zijn namelijk erg kwetsbaar. Ze zijn zeer temperatuursgevoelig en blijven bij 2 graden Celsius het langste houdbaar. Door gebruik te maken van eigen vrachtwagens kunnen we de juiste temperatuur en hygiëne garanderen, zodat de champignons bij aankomst in Zuid-Frankrijk, Scandinavië of Oost-Europa nog ruim voldoende houdbaar zijn’.