Return On Investment in de praktijk Citronas:
’Het was ons al snel duidelijk waar de eerste verdiensten te vinden waren’
Aan de Rotterdamse haven, nabij de Fruit Terminal Rotterdam, is import- en exporteur Citronas gevestigd. Sinds november 2002 werkt Citronas met Microsoft Dynamics® NAV. Met een jaarlijkse verkoop van 11 tot 12 miljoen dozen, vormt SI Foodware® - Partijadministratie, ontwikkeld door Schouw Informatisering, het centrale punt van de bedrijfsautomatisering. Schouw Informatisering vroeg ICT manager John Triel en Financieel directeur Carlo Broeren naar de manier waarop Citronas heeft beoordeeld of de investering in Dynamics NAV rendabel zou zijn.
Eén van de onderwerpen waarop een grove ROI-berekening kan worden gebaseerd, is de mate waarin medewerkers met het nieuwe systeem gaan werken. Hoe meer en hoe vaker medewerkers gebruikmaken van het systeem, des te positiever zal de ROI uitvallen. Hoe is Citronas hiermee omgegaan?
John Triel: "Om er voor te zorgen dat iedereen met het systeem aan de slag zou gaan, zijn key-users van alle betrokken afdelingen in het projectteam opgenomen. Op deze manier kregen we inzichtelijk op welke manier afdelingen met het systeem wilden werken. Dit heeft geleid tot een redelijk grote projectgroep. Hierdoor duurde het soms langer om tot een beslissing te komen. Immers alle leden van het projectteam bekeken vraagstukken vanuit hun afdeling. Toch is dit dé oplossing gebleken om te waarborgen dat Dynamics NAV nu voor alle gebruikers goed functioneert. Het creëren van draagvlak is één van de belangrijkste factoren voor een succesvolle implementatie geweest."
Wat waren de belangrijkste redenen van Citronas om over te stappen op een ander systeem voor de bedrijfsautomatisering?
"Citronas werkte hiervoor met verschillende programma's die niet waren geïntegreerd. Hierdoor moest informatie soms meerdere keren worden ingevoerd, had niet iedereen tegelijkertijd beschikking over de actuele gegevens en moesten ICT-collega's worden ingeschakeld voor het maken van rapportages", verteld John Triel. "Voor ons was al gauw duidelijk dat door te kiezen voor een geïntegreerd ERP-systeem, zoals Dynamics NAV, een heleboel van deze nadelen zouden verdwijnen."
Maar niet alle nadelen?
"Nee, dat niet", reageert John Triel. "Citronas heeft specifieke AGF-kenmerken, die niet standaard binnen ERP-pakketten worden geautomatiseerd. Dit heeft alles met de aard van het product te maken. Bijvoorbeeld het fruit dat we verhandelen, is in feite niet van ons. Wij importeren en verkopen partijen fruit voor telers van over de hele wereld. Verkochte partijen moeten we uitmelden en afrekenen. Maar denk ook aan het feit dat fruit een natuurproduct is en dus kan verschillen in soorten, variëteiten, merken, maten, categorieën en kwaliteiten. Daarnaast is fruit seizoensgebonden, kwetsbaar en beperkt houdbaar. Het kunnen registreren van partijen en alle gegeven die daarbij horen, vormt het kloppend hart van Citronas om te kunnen uitmelden en afrekenen.
In Dynamics NAV zit geen standaard oplossing voor de partijadministratie: hoe wist Schouw Informatisering hier een uitkomst voor te bieden?
John Triel: "Door een uitgebreide voorstudie, waarbinnen alle processen van Citronas onder de loep zijn genomen en vertaald naar Dynamics NAV, zijn we in staat geweest om een partijadministratie op te zetten die goed aansluit op onze wensen.
Heeft Citronas een inschatting gemaakt van wat het nieuwe systeem nog meer voor voordelen zou opleveren?
Carlo Broeren: "Wat Citronas niet daadwerkelijk heeft gedaan, maar wel had gekund, is op basis van bijvoorbeeld de voorstudie het verschil berekenen in de uren die het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden voor en na de implementatie kost. Naar mate het aantal uren voor implementatie hoger is dan na implementatie, zal dit een positief effect op ROI hebben."
"Maar dat het zou schelen was wel duidelijk, valt John Triel bij. "Bijvoorbeeld: voorheen kostte het mij veel tijd om voor alle afdelingen alle rapportages te maken. Nu kunnen ze dat op basis van voorgedefinieerde rapportages zelf. Daarnaast is aan alle projectleden gevraagd om voor hun afdeling aan te geven waar ze met de huidige software tevreden mee waren en wat ze misten. Iedere afdeling is toegezegd dat het nieuwe systeem minimaal moest voldoen aan de goede functionaliteiten uit het oude systeem en daarnaast moest het ook voor iedere afdeling iets extra's opleveren.
Op basis waarvan heeft Citronas uiteindelijk besloten om met Schouw Informatisering en Dynamics NAV in zee te gaan?
"Citronas heeft geen ROI of Pay back period berekend", verteld Carlo Broeren. "Uiteindelijk hebben we gewoon de voor- en nadelen van Dynamics NAV inclusief SI Foodware op een rij gezet. De doorslaggevende voordelen van Dynamics NAV, naast de standaard voordelen van een ERP-pakket, zijn ter eerste geweest dat we kunnen doorgroeien zonder dat de automatisering hierbij een beknelling kan gaan vormen. En ten tweede er kan nu meer werk met dezelfde mensen worden verzet." John Triel: " Voor Schouw is gekozen omdat we tijdens de samenwerking al snel merkten dat er veel kennis van de AGF-branche in huis is en daarnaast omdat de consultants snel informatie oppikken en naar Dynamics NAV interpreteren."
"Uiteindelijk heeft de periode vanaf het ondertekenen van het contract tot en met live gaan acht maanden in beslag genomen. In die acht maanden is er een hechte samenwerking tot stand gekomen tussen Citronas en Schouw Informatisering en zijn er echt bergen werk verzet. Achteraf kunnen we vaststellen dat het een geslaagd project is geweest waar alle betrokkenen op vooruit zijn gegaan," eindigt John Triel.
Meer informatie:
Dit artikel is geschreven voor KristalhelderMagazine, het relatiemagazine van Schouw Informatisering. Voor meer informatie over de kristalheldere oplossingen die Schouw Informatisering heeft geïmplementeerd bij Citronas of andere AGF-bedrijven, kunt u contact opnemen via 076-5042520.