Van babyvoeding naar melkpoeder
De overname van Phoenix te Scharsterbrug
Op 1 januari 2003 heeft Phoenix als nieuwe zuivelfabrikant, in Scharsterbrug haar deuren geopend: voortaan komen er in Scharsterbrug geen consumenten verpakkingen babyvoeding meer van de band, maar bulkverpakkingen met melkpoeder. De reden is de overname van de Nestle fabriek door Phoenix B.V. Phoenix B.V. produceert in opdracht diverse zuivel(half)fabrikaten onder andere bestemd voor de brood & banket- en zoetwarenindustrie. In de periode voorafgaand aan de overname, had Phoenix de taak om het bedrijf in wording theoretisch in te richten. Dit betrof voornamelijk de nieuwe software voor de automatisering van onder andere de financiële en logistieke administratie. Sjors Reekers, Hoofd Administratie, is nauw bij dit project betrokken geweest en kan nu na anderhalf jaar tevreden terugkijken. 
Uitbreiding van de productiecapaciteit en het assortiment
"Het is een behoorlijke omschakeling voor iedereen geweest. Babyvoeding is een product met vele toevoegingen waar hoge eisen aan worden gesteld en waarvan tientallen verschillende varianten werden gemaakt. Nu maken we als hoofdproduct in feite maar één product, namelijk melkpoeder, echter wel in veel varianten. De grootste omschakeling is de administratieve automatisering van zowel boekhouding als productieadministratie met daarnaast een groot technische magazijn geweest. We zien 2003 dan ook als een leerjaar. 2003 is overigens meer dan goed verlopen, want inmiddels hebben we de droogcapaciteit uitgebreid met 100% en maken we meer productvarianten. Natuurlijk is niet alles zonder vallen en opstaan verlopen", vertelt Sjors Reekers.
Microsoft Dynamics NAV & Schouw Informatisering
"Wat betreft de bedrijfsautomatisering is na beraad met de hoofdopdrachtgever Vreugdenhil BV besloten dat Microsoft Dynamics®f NAV het beste aan onze eisen zou kunnen voldoen. Een groot voordeel van Dynamics NAV vind ik zelf dat je er heel veel informatie uit kunt halen en alles eenvoudig kunt exporteren naar Excel voor rapportage en/of analyse", licht Sjors Reekers toe. "We hebben Schouw Informatisering als implementatiepartner gekozen, vanwege hun kennis en ervaring in de voedingsmiddelenindustrie."
Traceerbaarheid
Een typisch foodaspect wat ook bij Phoenix moest worden geautomatiseerd is de voorwaartse en achterwaartse traceerbaarheid van alle goederen. Sjors Reekers legt de complexiteit uit: "Onze opdrachtgevers stellen verschillende eisen aan bijvoorbeeld het vetpercentage van de melkpoeder. Om hier aan te kunnen voldoen moet de melk voordat deze wordt omgezet in melkpoeder, maar ook gedurende het droogproces, tot de juiste samenstelling worden gemengd. Dit proces bestaat uit een aantal stappen: de melk wordt gemengd en onderzocht om het gevraagde vetgehaltes te bepalen. Hierna kunnen, zowel voor als tijdens het drogen, diverse mengproducten worden toegevoegd om tot de gevraagde specificatie te komen. Mengproducten zijn bijvoorbeeld: basiscomponenten als vitamines en lecithine en volle melk. Maar ook eigen gemaakte en aangekochte magere melk en room. Na vrijgave wordt de poeder verpakt in de diverse verpakkingen. Schouw Informatisering heeft op het gebied van Tracking & Tracing aanvullingen op Dynamics NAV ontwikkelt. Van alle partijen is nu de traceerbaarheid gewaarborgd", aldus Sjors Reekers.
De praktijk is anders dan voorzien
De implementatie is uiteindelijk wel anders verlopen dan verwacht. "De implementatie van Dynamics NAV werd bemoeilijkt doordat het bedrijf als zodanig nog niet draaide op het moment dat alles geïmplementeerd moest worden, terwijl er wel doorlopend werd geproduceerd". Sjors Reekers legt dit verder uit: "We konden ons niet op praktijkervaring baseren. Zo zijn we er bijvoorbeeld in eerste instantie vanuit gegaan dat Phoenix met een eigen kostprijs- en verrekenprijs zou gaan werken. Immers, Phoenix is een zelfstandige BV. Maar toen we van start gingen, bleek al gauw dat deze manier van werken nogal wat praktische problemen voor met name de opdrachtgevers met zich meebracht. Er is daarom besloten om voor haar grootste opdrachtgever te functioneren als loondroger en dus kon ook de interne verreken- en kostprijshantering weer worden afgeschaft", vertelt Sjors Reekers. "Met andere woorden, ook in Dynamics NAV moest behoorlijk wat worden aangepast. De financiële afwikkeling van bijvoorbeeld de verkoopadministratie kwam geheel te vervallen. Maar de administratie van de producties, de daadwerkelijke uitgifte van goederen, oftewel de gehele goederenstroom, moest wel in tact blijven. Alles wat al geregistreerd stond, konden we dus niet zomaar weggooien." Sjors Reekers: "Je zou kunnen zeggen dat we Dynamics NAV op bepaalde onderdelen twee keer geïmplementeerd hebben, puur omdat we in de praktijk zaken anders wilde beheren dan dat we van tevoren hadden bedacht."
Complimenten
Een groot nadeel was dat de fabriek altijd heeft doorgedraaid en er nauwelijks tijd was voor een goede voorbereiding", vertelt Sjors Reekers, met andere woorden de ene eigenaar ging eruit en de ander kwam erin. En dat terwijl alles doordraaide behalve de administratieve automatisering. Bovendien wisten we eigenlijk nog niet goed hoe bepaalde onderdelen van de administratie moesten worden ingericht, mede door de korte voorbereiding. Schouw Informatisering heeft ons hierbij goed geholpen. Dankzij hun ervaring hebben ze ons correct kunnen informeren over de mogelijkheden en de voor- en nadelen hiervan. Daarnaast heeft Schouw ons ook uitstekend geassisteerd bij het in goede banen leiden van de organisatieverandering die aan een overname ten grondslag ligt. De implementatie van Dynamics NAV had in principe invloed op al onze medewerkers. Schouw heeft tijdig ingezien dat we bij Phoenix niet alleen met een nieuw systeem moesten gaan werken, maar tegelijkertijd ook aan een nieuwe functie moesten wennen. Hier is tijdens de implementatie en de training voldoende aandacht aan besteed en daarvoor mijn complimenten."
Gerealiseerde doelstellingen
Phoenix heeft inmiddels 12 gelijktijdige gebruikers en maakt gebruik van de modules Financieel, Voorraad, Logistiek, Productie en Inkoop. "Wat betreft de realisatie van de doelstellingen van het project kan ik het volgende zeggen; het beheersbaar maken van de financiële administratie en goederenstromen is goed gelukt. Dynamics NAV is een gebruiksvriendelijk programma dat goed aansluit op onze wensen en bedrijfsprocessen. Eén puntje van kritiek is dat sommige standaardschermen in Dynamics NAV best gecompliceerd zijn voor gebruik op de werkvloer. Om te spreken in termen als ‘Return On Investment' vind ik heel moeilijk, omdat we echt op nul zijn begonnen en ik me niet op ervaringscijfers kan baseren." "Wat we inmiddels wel hebben ervaren: Dynamics NAV is een programma dat flexibel meegroeit waar nodig. We zijn namelijk gegroeid van 18 naar 31 vaste medewerkers en daarnaast werken we hier nog met gemiddeld 10 uitzendkrachten. In 2003 hebben we een tweede verpakkingslijn en een bulkverladingsstation geopend, is de droogcapaciteit uitgebreid met 100% en onlangs is er een extra silo geplaatst voor de opslag van de te ontvangen melk. Na een jaar van aanpassen, draait de fabriek en vooral Dynamics NAV naar tevredenheid. Er is een goede basis gelegd waar we nu prima mee uit de voeten kunnen. En indien gewenst kan deze basis verder worden uitgebreid, dat is een prettig idee" eindigt Sjors Reekers.