Prochamp
Branchekennis Schouw Informatisering bepalend bij keuze Prochamp
"We wilden gegevens één keer vastleggen en honderd keer gebruiken"
Nietsvermoedende consumenten hebben geen idee of ze champignons kopen van de eerste vlucht of de tweede vlucht. Gerard van Heijst, manager finance & administration bij Prochamp, ontdekte dat Schouw Informatisering die specifieke kennis wel heeft. Inmiddels profiteert Prochamp elke dag van de oplossing die Schouw Informatisering implementeerde.
Jaarlijks verwerkt conservenfabriek Prochamp in Velddriel maar liefst 30 miljoen kilogram champignons. Ze zijn grotendeels afkomstig van vier kwekerijen - zusterbedrijven - in de buurt. Op compostbedden worden ze gekweekt. In vier tot vijf weken worden er twee ‘vluchten’ champignons geoogst. Van Heijst schetst in korte trekken het verwerkingsproces dat daarna volgt bij Prochamp. "We blancheren de champignons en snijden ze tot schijfjes. De schijfjes gaan in blikjes, die worden afgevuld met opgiet. Vervolgens worden de blikjes in autoclaven gesteriliseerd. Je hebt dan nog steeds een eerlijk product, waar behalve een beetje water, zout en citroenzuur niets aan toegevoegd is!"
Verkoopordergestuurd
Prochamp produceert hoofdzakelijk verkoopordergestuurd. Een groot deel van deze halffabrikaten gaat dan ook meteen door naar de verpakkingslijn. Zijn er geen orders voor de betreffende producten, dan worden de voorraden aangevuld. De conserven, maar liefst vier jaar houdbaar, worden niet allemaal in de buurt van Velddriel genuttigd. Integendeel. Europa is de thuismarkt van Prochamp, maar veel blikjes gaan naar klanten over heel de wereld. Klanten in zowel de retail als de catering en de industrie.
Dubbele invoer, verschillende cijfers
Echt complex is het productie- en logistieke proces bij Prochamp niet. Maar de strenge eisen met betrekking tot onder meer track & trace vragen om een krachtig informatiesysteem. Een systeem dat grip op de voorraden geeft en controle over de cijfers. "Wij werkten al jarenlang met Exact software, aangevuld met allerlei Excel spreadsheets. De software die we hadden, werd niet langer ondersteund. Dat was de directe aanleiding om voor een ERP-systeem te kiezen. Het was hoog tijd. Gegevens werden meerdere malen ingevoerd, soms zelfs op één afdeling door verschillende mensen. We hadden slechts beperkt inzicht in de opbouw en status van de voorraden. En als we dan aan het einde van de week vroegen ‘hoeveel champignons hebben we verwerkt?’, dan kregen we verschillende cijfers. We voldeden aan de eisen van BRC en IFS met betrekking tot traceability. Maar vraag niet hoeveel ordners en Excel-bestanden we moesten doorzoeken om de herkomst van een batch producten te achterhalen."
Kennis van de branche
Voor Van Heijst stond dan ook vast dat het nieuwe ERP-systeem een geïntegreerde oplossing moest zijn. Een oplossing die volledige traceability mogelijk maakt en waarin, zoals Van Heijst het praktisch omschrijft, "gegevens één keer vastgelegd en honderd keer gebruikt moeten worden". In de oriëntatiefase maakte Prochamp kennis met Schouw Informatisering. En wat meteen opviel: de consultants van Schouw Informatisering hadden kennis van zaken. "Ze hebben niet alleen ervaring in de foodsector, maar ook heel specifiek in de champignonteelt. Ze kennen ons product en onze wereld dus door en door. Dat was voor ons een belangrijke reden om verder te gaan met Schouw Informatisering." De oplossing van Schouw Informatisering, Microsoft Dynamics NAV in combinatie met SI Foodware, sprak Prochamp ook aan. De software voldeed aan de criteria ‘betaalbaar’ en ‘laagdrempelig’. Door de herkenbare Microsoft-interface zou het voor gebruikers snel wennen zijn.
Duidelijke scope
Nadat Prochamp de keuze voor SI Foodware had gemaakt, was het tijd om de implementatie voor te bereiden. Vier key-users van Prochamp en Van Heijst als intern projectleider vormden samen met een consultant en een projectleider van Schouw Informatisering het projectteam. De doelstelling was ambitieus. Na ongeveer vier maanden tijd zou SI Foodware live moeten gaan. "Wat ik een sterk punt vind van Schouw Informatisering", merkt Van Heijst in dat verband op, "is dat ze een goede methodiek hanteren. Na het opstellen van het programma van eisen en het toepasbaarheidsonderzoek hadden ze de scope van het project heel goed afgebakend. Die aanpak is goed."
Koppeling met weegterminal
Een van de maatwerkaanpassingen, was de koppeling met de Mettler weegterminal. Bij de weegterminal begint het verwerkings- en logistieke proces van Prochamp. De champignons worden direct na het oogsten gewogen. Die gegevens zijn dankzij de koppeling nu realtime beschikbaar via een internetverbinding. Een flinke efficiencywinst: eerder moesten de weeggegevens van circa twee- tot driehonderd pallets per dag handmatig worden ingevoerd. "Vanaf het wegen volgen we de champignons door het hele proces met SI Foodware. Bij verschillende processtappen worden de barcodes van de pallets gescand. Van het blancheren tot en met de uitlevering. Zo kunnen we altijd achterhalen welke champignons van welke vlucht en van welke kwekerij in een batch zijn verwerkt. Dat is belangrijk met het oog op een eventuele recall."
Inzicht in de voorraden
Omdat deze informatie nu beschikbaar is, heeft Prochamp ook meer inzicht gekregen in de lopende voorraden. Een belangrijk aspect daarbij is de ouderdom van de voorraad. Voorheen was de enige oplossing naar de pallets toelopen en de datum van de blikjes bekijken. "We kunnen nu selecteren op dagcode. Dat is ook een oplossing in SI Foodware. We kunnen precies zien wat de voorraad is die op een bepaalde dag is geproduceerd. Dat maakt het heel makkelijk om bij uitlevering een cancodelijst te genereren, zonder dat we informatie moeten opzoeken of opnieuw invoeren. Dat is precies wat we bedoelen met gegevens één keer vastleggen en honderd keer gebruiken!", knikt Van Heijst enthousiast. Verschillen tussen cijfers behoren inmiddels ook tot het verleden. De managementinformatie die SI Foodware oplevert, is altijd eenduidig.
Geruisloos live gegaan
Het lukte om binnen vier maanden live te gaan. De Excel-documenten deden nog een paar maanden dienst. Na nog eens vier maanden was iedereen gewend aan de nieuwe software en werden ook de extra functionaliteiten geautomatiseerd. "Het is opvallend hoe snel iedereen uit de voeten kon met de software. Ook minder geschoolde mensen op de werkvloer. Dankzij de goede voorbereiding van Schouw Informatisering, inclusief het uitgebreid schaduwdraaien en testen, zijn we volledig geruisloos live gegaan!"