Vogelaar Vredehof
Vogelaar Vredehof klaar voor de toekomst
Vogelaar Vredehof koos voor het ERP-softwarepakket Microsoft Dynamics® NAV voor de automatisering en integratie van haar logistieke en financiële administratie. "Enkele specifieke zaken binnen de onderneming maakten het vinden van een geschikt pakket niet eenvoudig", zegt administrateur Hermen van der Meijden. Schouw Informatisering uit Etten-Leur voerde het project uit.
Vogelaar Vredehof is ontstaan uit een familiebedrijf, gespecialiseerd in het telen van fruit. De werkzaamheden vonden plaats op boerderij Vredehof. Wanneer begin jaren 70 de grootwinkelbedrijven ontstaan, groeit de vraag naar voorverpakt fruit. In die periode gaat Vogelaar Vredehof zich meer toeleggen op de handel en de logistieke dienstverlening zoals opslag, sorteren, verpakken en transport van fruit. Vandaag de dag is Vogelaar Vredehof een begrip in de fruitwereld en vindt zij haar klanten met name bij grootwinkelbedrijven in binnen- en buitenland.
De eerste computer
Het wordt voor Vogelaar Vredehof belangrijker om zich steeds verder te onderscheiden van andere, soortgelijke bedrijven. Al vroeg realiseert de onderneming zich dat informatietechnologie een steeds belangrijker instrument wordt voor een gestructureerde groei van de onderneming. "Onze eerste computer was nog een systeem dat met ponskaarten werkte, maar dat was nog voor mijn tijd", vertelt Van der Meijden. "Het eerste echte systeem werd aangeschaft in 1986 en draaide op een Unix besturingssysteem. Het was een pakket voor de financiële administratie dat verder op maat is ontwikkeld. Het systeem werkte in eerste instantie behoorlijk voor ons, we hadden beter overzicht over de expeditieafdeling en de voorraadbeheersing kwam op een hoger plan. Daarnaast hadden we via dat systeem de mogelijkheid een goederenontvangstbon en een verkoopfactuur te maken en te controleren", aldus Van der Meijden. Na verloop van tijd blijkt ook dit systeem niet meer toereikend voor Vogelaar Vredehof, het werkt te langzaam, bovendien breidt het bedrijf zich verder uit.
Informatiegroei
In de loop van de jaren negentig ontstaat steeds meer de behoefte aan een sluitend systeem om het bedrijfsproces volledig te beheersen. Ook de toenemende aandacht voor voedselveiligheidsaspecten zoals traceability, HACCP, etc. maken het voor het handelsbedrijf steeds belangrijker om een goed informatiesysteem in te voeren. In 1996 gaat Vogelaar Vredehof met EDI werken en moet nu naast het ontvangen van orders, het verzorgen van afleveringsbonnen en facturen ook in de gaten gaan houden of er voldoende voorraad in de distributiecentra ligt. De grote vraag is nu: wie moet hiervoor worden ingeschakeld? Vogelaar Vredehof legt contact met verschillende automatiseerders, maar vindt daarin toch niet echt wat het zoekt.
Leverancierskeuze
In 1998 wordt echter het eerste contact met Schouw Informatisering gelegd. Vogelaar Vredehof heeft inmiddels een flink pakket aan eisen liggen, waaraan het nieuw aan te kopen pakket zal moeten voldoen. Om te beginnen moet het systeem millenniumproof zijn, verder moet het een ondersteuning bieden voor de beheersing van de goederenstroom en uiteraard moet het systeem toekomstbestendig zijn, dat wil zeggen het zal de mogelijkheid moeten bieden om verder uit te breiden. Door Schouw Informatisering maakt Vogelaar Vredehof kennis met Dynamics NAV. Dit pakket biedt een basissysteem om de bedrijfsprocessen te beheersen. Daarnaast biedt Schouw Informatisering de expertise om voor de ’niet standaard’ onderdelen binnen het bedrijf aanvullende programma’s te maken. Na de uitvoering van een toepasbaarheidsonderzoek, waarin de werkwijze van Vogelaar Vredehof wordt vergeleken met Dynamics NAV, start het project in mei 1999. De ’must’ om onderscheidend te zijn ten opzichte van andere bedrijven is voor Vogelaar Vredehof inmiddels nog verder vergroot. De klant stelt steeds hogere eisen, niet alleen aan het product, maar ook aan de organisatie daarachter. Schouw Informatisering komt met haar product precies op tijd om voor Vogelaar Vredehof de zaken op informatiegebied te verbeteren.
Sluitende administratie
Het project start met het inventariseren van alle bedrijfsprocessen. Hiermee wordt beoordeeld welke informatie op welke plaats wordt geregistreerd. In de eerste plaats wordt het systeem op het kantoor ingevoerd. Alle inkopen, verkopen en financiële transacties lopen nu via Dynamics NAV. De tweede stap is het integreren van de logistieke stromen inslag, opslag, verpakken, etc. Om de administratie hiervan gemakkelijk te houden voor de mensen op de werkvloer, is gekozen voor het werken met draadloze barcodeapparatuur. De barcode terminals zijn vast gemonteerd op de heftrucks en palletwagens. In de praktijk betekent dit dat bij de goederenontvangst de productdrager (pallet, kist, etc.) van een barcodelabel wordt voorzien. Iedere stap in het proces, zoals de opslag, een verplaatsing of een uitgifte wordt gescand. Op deze manier heeft Vogelaar Vredehof de mogelijkheid een partij fruit vanaf het moment van binnenkomst te volgen tot en met het moment van levering.
Flexibiliteit en aanpasbaarheid
Waarom heeft Vogelaar Vredehof nu feitelijk gekozen voor Schouw Informatisering? Het antwoord op deze vraag is voor Van der Meijden niet moeilijk: "Het voordeel van Dynamics NAV is dat het een basispakket is met veel functionaliteit dat zeer gebruikersvriendelijk werkt. Door de flexibiliteit en aanpasbaarheid aan onze bedrijfsspecifieke situatie hebben wij nu een informatiesysteem dat ook datgene doet wat wij er van verwachten. De continuïteit van het programma is altijd gewaarborgd, dus dat geeft ook een zeer gerust gevoel. Verder hebben we Schouw Informatisering ervaren als een zeer enthousiast bedrijf waar de mensen kennis van zaken hebben, in het bijzonder van de AGF-branche. Wij zien met onze oplossing de toekomst vol vertrouwen tegemoet!"