Luijckx Chocolade
Ingrediëntendeclaratie en kwaliteitszorg in één ERP-systeem
Schouw Informatisering uit Etten-Leur en Boxmeer heeft de administratie en logistiek van Luijckx Chocolade in Zundert opnieuw geautomatiseerd. Hiervoor is gebruik gemaakt van het ERP-pakket Microsoft Dynamics® NAV (voorheen Navision). Voor het project zijn speciale modules ontwikkeld voor onder meer ingrediëntendeclaratie, productspecificatiebeheer en kwaliteitsborging. Luijckx Chocolade produceert garnering voor gebak en allerlei andere kleine chocoladeproducten. De onderneming maakt een gestage groei door, mede door de trend naar uitbesteding in de bakkerijwereld. Menig bakker koopt links en rechts ’componenten’ als deeg, slagroom en garnering in en ’assembleert’ alleen nog maar. Hij kan daardoor goedkoper werken en hoeft niet meer om 04.00 uur te beginnen met bakken. Luijckx maakt zelf geen chocolade; de gewenste kwaliteiten worden in bulk bij een aantal chocoladeproducenten ingekocht. De activiteiten in de fabriek bestaan uit het in de juiste vorm gieten en koelen van de grondstof. Gezien de omvang van de productieseries is volledige automatisering niet economisch, zodat een deel van het werk handmatig of gemechaniseerd wordt gedaan. De financiële administratie, inkoop en verkoop zijn wél al jaren geautomatiseerd.
Pakketkeuze
Sinds 1986 gebruikte het bedrijf een pakket van Ormas, dat goed voldeed maar niet millennium proof was, niet meer werd ondersteund (de leverancier bestaat niet meer) en qua functionaliteit niet meer bij de tijd was. Vroeger werd bijvoorbeeld niet gevraagd om de specificaties van de gebruikte chocolade, tegenwoordig moet dat bij bepaalde afnemers standaard worden opgegeven. De informatie werd bijgehouden in aparte bestanden, maar van integratie en koppeling was geen sprake. Hetzelfde geldt voor de informatie over de (declaratie)wetgeving voor de diverse landen. Luijckx maakt veel verschillende producten in relatief kleine hoeveelheden en voor de complexe planning was een separaat programma in gebruik. Op logistiek terrein deden zich door de toenemende complexiteit van het internationale handelsverkeer problemen voor. Voor het management was het niet eenvoudig om productie- en logistieke cijfers en andere informatie boven tafel te krijgen. Een en ander was voor de onderneming reden om op zoek te gaan naar een nieuw geïntegreerd automatiseringssysteem. Na onderzoek bleken drie leveranciers een geschikt pakket te leveren. De kritiek die financieel directeur Ad Vergauwen op de informaticabranche heeft, is niet mis. "Het verbaast mij dat iedereen een pakket voor de voedingsmiddelenindustrie aanbiedt, maar dat de essentiële dingen er niet inzitten. Een ingrediëntendeclaratie is een absolute vereiste voor een voedingsmiddelenproducent, zeker als hij exporteert. Zit nergens standaard in. Als ze het al kunnen aanbieden, is het duur maatwerk. Schouw Informatisering was bereid om, in samenwerking met ons, hiervoor zelf een standaard module binnen Navision te ontwikkelen. Wij krijgen daardoor voor een betaalbare prijs een module die volledig aan onze eisen voldoet en zij kunnen de voedingsmiddelenindustrie een kant-en-klare module aanbieden met de functionaliteit die zij nodig heeft." Navision bleek na een in eigen huis uitgevoerde en uitgebreide studie het best aan te sluiten bij de organisatie en het wensenpakket. De vrij grote internationale organisatie biedt een zekere garantie voor ondersteuning en continuïteit. Schouw Informatisering in Etten-Leur is door de producent aangewezen als partner voor de voedingsmiddelenindustrie. De flexibiliteit van het pakket en de bedrijfscultuur, projectaanpak en betrokkenheid van Schouw Informatisering spraken aan. Het ERP-pakket is bovendien standaard in diverse talen leverbaar, ook in een niet zo voor de hand liggende taal als het Pools. De meeste informatie over klanten, producten, leveranciers, samenstellingen kon naar een Excel-bestand en vervolgens naar Dynamics NAV worden overgezet. Van de gelegenheid gebruikmakend is de hele administratie per I januari 2000 overgeschakeld op de euro. "In feite doen we alles via Dynamics NAV: inkoop, verkoop, productieplanning, magazijn-, voorraad-, relatie-, kwaliteits- en logistiek beheer, ingrediëntendeclaratie, koppeling met fax en internet. De meeste functies zitten standaard in het pakket. Klachtenregistratie, ingrediëntendeclaratie, technische dienst, voorcalculatie ten behoeve van offertes, en kwaliteitszorg heeft Schouw Informatisering voor ons toegevoegd. Ook is een integratie met Microsoft Office gerealiseerd, zodat voorcalculaties direct in een standaard fax of brief in de standaard huisstijl tot offerte worden verwerkt", aldus Vergauwen. Het is de bedoeling dat Dynamics NAV in de gehele Luijckx-groep wordt geïmplementeerd. Omdat Dynamics NAVin diverse talen leverbaar is, kunnen de vestigingen in de versie met hun eigen taal toepassen. Luijckx heeft het onderhoud van de server en het applicatiebeheer in handen van de leverancier gelegd. Vergauwen wil niet kwijt wat de totale investering in het systeem was. Per werkplek was het in elk geval minder dan wat voor ’grote’ pakketten moet worden betaald aan consultancy, training en implementatie. De applicaties draaien voor een belangrijk deel op bestaande hardware; door het gebruiksgemak was maar weinig training voor de gebruikers nodig.
Declaratie
Vooral uit het buitenland komen veel aanvragen voor productspecificaties. Luijckx heeft een omvangrijk assortiment (85 grondstoffen, 700 halffabrikaten, 1.100 verpakkingsmaterialen, 3.300 eindproducten) en wilde daarom het beheer van de specificaties automatiseren. Alle benodigde gegevens zijn aanwezig in Dynamics NAV, maar productspecificatie is geen standaard voorziening. Voor zover bekend is er geen standaard pakket voor ingrediëntendeclaratie. Wel heeft GPI (Grootverbruikers Product Informatie) in Barneveld informatie over tal van ingrediënten opgeslagen in een database die voor klanten via internet is te benaderen. Deze databank bevat ingrediënten van diverse fabrikanten die op een standaard manier zijn opgenomen en veelvuldig worden geraadpleegd door koks en instellingen voor informatie over bijvoorbeeld allergenen. Ook Dynamics NAV heeft geen module voor ingrediëntendeclaratie. Clarinda Dobbelaar van Schouw Informatisering: "Veel fabrikanten van voedingsmiddelen hebben zelf een database gebouwd waarin dit soort informatie is vastgelegd. Meestal zijn dat autonome applicaties in Excel, Access, Oracle en dergelijke. Er zijn twee leveranciers (Coas en Compex) die autonome pakketten aanbieden, maar geen geïntegreerde systemen. Binnen Dynamics NAV zijn recepturen opgebouwd uit grondstoffen waaraan je specifieke kenmerken kunt toekennen, dus ook ingrediënten en allergene eigenschappen. Wij hebben een module ontwikkeld die kan doorrekenen wat de samenstelling van het eindproduct is op basis van de specificaties van de grondstoffen." Vergauwen kijkt alweer naar de toekomst. "Wij mengen niets en voegen niets toe, dat maakt het al een stuk eenvoudiger. Wij verlangen van onze leveranciers dat hun productspecificaties binnen nauwe grenzen liggen. De informatie per partij gaat er nu nog handmatig in, maar in de toekomst willen we naar koppeling via EDI met de databases van onze leveranciers. Het moet mij van het hart dat de voedingsmiddelenindustrie hier vijftien jaar achterloopt op bijvoorbeeld de bouwnijverheid, waar alle bestellingen via EDI gaan. Om over e-commerce maar niet te spreken." Voor ingrediëntendeclaratie schrijft de wetgeving alleen voor dat het gehalte aan droge cacaobestanddelen op het etiket moet staan. Maar veel klanten willen de samenstelling weten, met name wat betreft allergenen. Op aanvraag levert Luijckx deze. De taal kan direct worden gekoppeld aan de klant, zodat alle documenten (ingrediëntendeclaratie, offerte, orderbevestiging, factuur) automatisch in de juiste taal worden afgedrukt.
Tracking & tracing
Voor elke grondstof is er een artikelkaart waarop de samenstelling, de ingrediënten, de fysische, nutritionele en microbiële gegevens en de allergenen zijn vermeld. Bestaat een eindproduct uit een mengsel van twee verschillende soorten chocolade, dan berekent Dynamics NAV de samenstelling naar verhouding. Ook de verpakkingen staan op een lijst, waarop het materiaal, het gewicht en de afmetingen zijn vermeld. Het beheer van de product- en verpakkingsspecificaties ligt bij de kwaliteitsafdeling. Bij elke aangeleverde partij grondstof hoort een batchnummer van een leverancier dat, samen met de gewogen hoeveelheid, bij ontvangst direct in Dynamics NAVwordt ingevoerd. Deze partij wordt verwerkt tot partijen eindproducten (die ook weer een batchnummer krijgen) die naar bepaalde klanten toe gaan. Dynamics NAV kan direct een koppeling leggen tussen grondstof en afnemer(s). Bij een klacht of retourzending is direct duidelijk uit welke partijen de grondstoffen afkomstig zijn en welke klanten producten uit dezelfde batch hebben ontvangen.
Kwaliteitsborging
Tijdens de productie worden slechts enkele gegevens (voornamelijk temperaturen van grondstoffen) vastgelegd ten behoeve van kwaliteitscontrole en traceability. De bedoeling is dat in de toekomst meer procesinformatie wordt vastgelegd, zoals machine-instellingen, zodat ook de relatie tussen eventuele klachten en deze instellingen kunnen worden onderzocht. Uitgaande producten worden voorzien van een houdbaarheidsdatum en een batchnummer. In de toekomst komt er een EAN-128 barcode op waarin onder meer het batchnummer is opgenomen. Dan kan in het magazijn via scanning worden vastgelegd wanneer een bepaalde batch is binnengekomen en uitgeleverd en welke houdbaarheidsdatums daar bij horen. Deze gegevens zullen op de pakbon worden vermeld. De productieplanning genereert behalve een productieopdracht de benodigde etiketten die op de omdozen moeten worden geplakt. Voor kwaliteitsmanager Marcel Janssen betekent de invoering van Dynamics NAV een verschuiving van zijn taken. "Ikzelf en mijn medewerkster hebben soms een dagtaak aan het beantwoorden van vragen van klanten op het gebied van productspecificaties. Door de hiervoor relevante informatie in Navision onder te brengen kan kantoorpersoneel deze vragen afhandelen. Nu kan ik tijd vrijmaken voor het beheren van specificaties en voor het analyseren van product- en kwaliteitsgegevens." Zijn afdeling beheert ook het verpakkingenboek, waarin is beschreven hoe een verpakking voor een bepaalde klant is samengesteld. Hierin staat hoe de klant de aanlevering wenst (bijvoorbeeld op Europallet), hoe hoog de pallet mag zijn beladen, hoeveel en welke omdozen per laag aanwezig moeten zijn, hoeveel en welke verpakkingen per omdoos en hoeveel chocolaatjes per verpakking. Gegeven de omvang van het assortiment van Luijckx was dit een omvangrijk en vrij statisch systeem. Het boek is nu in Dynamics NAV ondergebracht. Per klant en per product zijn eisen ten aanzien van de verpakking ingegeven en bij elke productieorder zit standaard een verpakkingsvoorschrift. Ook het leveren van de juiste verpakking is immers kwaliteit. Omgekeerd is het nu veel eenvoudiger om te onderzoeken of een bepaald type verpakking voor meerdere producten wordt gebruikt of in de toekomst kan worden gebruikt. Dit moet op een termijn een besparing opleveren in het aantal verpakkingen en omdozen. In het kader van het Verpakkingsconvenant is belangrijk dat Luijckx nauwkeurig registreert wat het bedrijf aan verpakkingen inkoopt en uitlevert. Per product en per order wordt het soort materiaal vastgelegd (polyetheen, karton, papier, aluminiumfolie, hout), wat de rapportage vereenvoudigt.